Tidrapport och frånvarorapport

En tidrapport används för att redovisa arbetad tid för anställd personal och en frånvarorapport används för att redovisa frånvarotid och frånvaroorsak för anställd personal inför en lönekörning.

Den som är ansvarig för att registrera och betala ut löner måste ha underlag för arbetad tid och frånvaro avseende varje enskild anställd, detta för att korrekt kunna redovisa löner och frånvaro under en löneperiod. En del anställda får sin lön utbetald i månaden efter intjänandemånaden medan andra anställda får sin lön utbetald under intjänandemånaden.

För anställda som får sin lön utbetald i månaden efter intjänandemånaden kan löneutbetalningen baseras på faktiskt arbetad tid och faktisk frånvaro under intjänandemånaden. För anställda som får sin lön utbetald under intjänandemånaden får justeringar för frånvaro göras i månaden efter intjänandemånaden.

En tidrapport kan skapas av den anställde själv eller den anställdes chef i ett kalkylark, på papper eller i ett datorbaserat tidsredovisningsprogram. En frånvarorapport kan skapas av den anställdes chef eller av någon på personalavdelningen utifrån gjorda ledighetsansökningar och/eller anmäld frånvaro.

Månadsavlönad personal erhåller en månadslön och från denna månadslön görs avdrag för rapporterad frånvaro. Timavlönad personal erhåller timlön för arbetad tid och betald frånvarotid.

I små företag med ett fåtal anställda kan en chef sköta tidrapportering och frånvarorapportering för de anställda medan det i lite större företag med ett flertal anställda krävs att de anställda själva rapporterar in arbetad tid. I större företag finns det ofta en stämpelklocka i form att ett datorbaserat tidsredovisningssystem där de anställda stämplar in och stämplar ut samt rapporterar in arbetad tid för olika arbetsuppgifter.

Om det finns ett datorbaserat tidsredovisningssystem kan rapporterad tid i de flesta fall läsas in automatiskt i löneprogrammet och avvikelser i rapporterad tid ger varningar som kräver ytterligare uppmärksamhet av de löneansvariga.

I en tidrapport skall man kunna skilja på arbetad normaltid, övertid, mertid och jourtid för att underlätta för den löneansvariga att registrera löner på ett korrekt sätt. I en frånvarorapport bör både frånvarotid och frånvaroorsak anges eftersom det finns olika regler gällande olika frånvarotyper.

Gratis mall för tidrapport
Gratis mall för frånvarorapport

Uppdaterad: 2018-12-11


Dela innehåll


Kontakta personalekonomi.se