Reseräkning vid tjänsteresa

En reseräkning utgör ett underlag för de skattefria kostnadsersättningar som en anställd skall erhålla för ökade levnadskostnader och gjorda utlägg vid en tjänsteresa.

I en reseräkning skall den anställde ange namn, anställningsnummer och eventuellt avdelning eller annan resultatenhet. Den anställde måste ange syftet med tjänsteresan, resmålet, avresedatum och hemkomstdatum för att skattefria kostnadsersättningar skall kunna betalas ut för ökade levnadskostnader och gjorda utlägg avseende en tjänsteresa. Reseräkningen utgör underlag för de kostnadsersättningar som skall betalas till den anställde avseende utgifter vid en tjänsteresa.

Vid en tjänsteresa kan en anställd erhålla skattefria schablonmässiga kostnadsersättningar för ökade levnadskostnader och kostnadsersättningar för gjorda utlägg. En reseräkning utgör underlag för utbetalning av skattefritt traktamente, skattefri milersättning och skattefria kostnadsersättningar för gjorda utlägg i samband med tjänsteresa.

Traktamente är skattefritt upp till vissa schablonbelopp. För en heldag är ett normalbelopp skattefritt, för en halvdag är ett halvt normalbelopp skattefritt och för en natt där den anställde betalar boendet själv är ett halvt normalbelopp skattefritt. Normalbeloppets storlek beror på i vilket land tjänsteresan har varit förlagd. Om arbetsgivaren har betalat den anställdes mat skall avdrag från det skattefria traktamentet göras enligt schablonbelopp då det är meningen att det skattefria traktamentet skall utgöra ersättning för den anställdes ökade utgifter för kost. Förmånen av fri kost vid tjänsteresa skall förmånsbeskattas enligt schablonbelopp och kostnaden för kosten inklusive moms utgör en avdragsgill kostnad för företaget. Utgifter för hotellfrukost, kost på allmänna transportmedel och kost vid representation utgör dock skattefria förmåner för de anställda.

En anställd som har använt egen bil och betalat drivmedlet själv för en tjänsteresa kan erhålla skattefri milersättning med 25 kr/mil år 2024/2023. En anställd som har använt tjänstebil och betalat drivmedlet själv för en tjänsteresa kan erhålla skattefri milersättning med 9,5 kr/mil (år 2024/2023) om drivmedlet är el och med 12 kr/mil (år 2024/2023) om bilen inte är helt eldriven. För egen motorcykel eller egen mopedbil är 12,5 kr/mil skattefritt (år 2024/2023), för en egen moped är 6 kr/mil skattefritt (år 2024/2023).

Om den anställde själv har betalat utgifter i samband med en tjänsteresa som är att anse som företagets utgifter så skall den anställde få skattefri ersättning för dessa utgifter. Utgifterna måste anses vara företagets utgifter vid tjänsteresa för exempelvis flyg, hyrbil eller hotell. Kostnadsersättningen registreras som ett nettotillägg i lönekörningen och utbetalas utan skatteavdrag och utan redovisning av arbetsgivaravgifter. Om den anställde överlämnar kvitton för utgifterna så behöver kostnadsersättningen till den anställde inte tas upp i arbetsgivardeklarationen, om den anställde inte överlämnar kvitton så skall kostnadsersättningen tas upp och då får den anställde själv göra avdrag för utgifterna i sin privata inkomstdeklaration.

En reseräkning skall skrivas under av den anställde, godkännas och lämnas in till löneavdelningen i god tid innan lönekörningen där kostnadsersättningar för tjänsteresan skall utbetalas.

Gratis mall för reseräkning

Uppdaterad: 2023/12/26

Kontakta personalekonomi.se