Kostnadsersättningar för representation
Kostnadsersättning till en anställd som motsvarar utgifter för representation som
den anställde har haft i tjänsten är skattefri under förutsättning att den anställde
kan verfiera gjorda utlägg.
Representation kan vara extern när den riktar sig till personer utanför företaget
såsom kunder och leverantörer eller intern när den riktar sig till personalen i
företaget. Extern representation utgörs av aktiviteter som syftar till att bibehålla
eller förbättra affärsrelationer.
För att en arbetsgivare eller en privatperson skall få skattemässigt avdrag för
utgifter avseende extern representation krävs ett omedelbart samband mellan representationen och den verksamhet som bedrivs i företaget. På den verifikation som utgör underlag för utgifterna avseende representation skall syftet med representationen samt de personer som har deltagit i representationen anges.
Under år 2025/2024 medges inget skattemässigt avdrag för frukost, lunch, middag och supé. Utgifter för förfriskningar och annan enklare förtäring som inte kan anses som måltid och som är av mindre värde är skattemässigt avdragsgilla med 60 SEK per person år 2025/2024. För biljetter till evenemang medgavs avdrag med 180 SEK exklusive moms per person under år 2025/2024. Momsen avseende representation är avdragsgill på ett underlag om maximalt 300 SEK per person (år 2025/2024).
För att arbetsgivaren skall kunna betala ut skattefri kostnadsersättning avseende
utgifter för representation måste den anställde lämna underlag till arbetsgivaren
i form av en reseräkning och kvitton. Underlagen måste sparas av arbetsgivaren i
minst 7 år för att arbetsgivaren skall kunna verifiera att kostnadsersättningen
var skattefri.
Om utgifterna avseende representation är att anse som företagets kostnader och den
anställde överlämnar kvitton till arbetsgivaren så behöver inte den skattefria kostnadsersättningen
avseende representation tas upp i arbetsgivardeklarationen för den anställde.
Om den anställde inte överlämnar originalkvitton till arbetsgivaren men ändå kan
visa att utgifterna för representation är att anse som företagets kostnader så kan
arbetsgivaren inte bokföra utgiften som en kostnad i bokföringen utan måste ta upp
kostnadsersättningen i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Kostnadsersättningen
blir då skattepliktig för den anställde och den anställde måste själv göra avdrag
för utgifterna avseende representation i sin privata inkomstdeklaration (INK1).
Om arbetsgivaren får originalkvitton från den anställde kan arbetsgivaren exempelvis
bokföra den utbetalda kostnadsersättningen på konto 2822 "Reseräkningar"
i samband med löneutbetalningen och sedan fördela ut denna fordran genom att bokföra
de separata kvittona mot konto 2822.
Vid löneregistreringen registreras skattefri kostnadsersättning för representation
med belopp. Skattefria kostnadsersättningar utgör inte underlag för redovisning
av arbetsgivaravgifter och preliminärskatt.
Skattefria kostnadsersättningar är inte pensionsgrundande och inte heller sjukpenninggrundande.
Skattefria kostnadsersättningar är inte Fora-grundande, inte semesterlönegrundande
och inte heller arbetstidsförkortningsgrundande.
En arbetsgivare som har betalat ut kostnadsersättning avseende gjorda utlägg för
representation utan att erhålla originalkvitto från den anställde skall ta upp beloppet
i ruta 020 som "Övriga kostnadsersättningar" i arbetsgivardeklarationen för den anställde.
Om kostnadsersättningen är uppenbart högre än vad den anställde får dra av vid beskattningen skall den överskjutande delen redovisas
som lön i ruta 011. Den anställde måste själv, i sin inkomstdeklaration, göra avdrag
motsvarande den kostnadsersättning som redovisats i ruta 020.
Exempel: kostnadsersättning till tjänsteman avseende representation
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den
25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar
betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 har tjänstemannen enligt reseräkning
varit på tjänsteresa i Sverige. Tjänstemannen har själv betalt för representation motsvarande
1 375 SEK inklusive moms, originalkvitton har inte lämnats till arbetsgivaren.
Bruttolönen är 25 000, avdrag för preliminärskatt skall
göras enligt skattetabell 31:00 med 5 988 SEK och en nettolön om 20 387 SEK skall utbetalas
till tjänstemannen.
Löneart |
Benämning |
Kvantitet |
Enhet |
À-pris |
Belopp |
Konto |
101 |
Månadslön tjm |
168 |
Tim |
|
25 000 |
7210 |
740 |
Kostnadsersättning |
|
|
|
1 375 |
7390 |
Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om
31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i
skatteavdrag enligt skattetabell.
Exempel: kostnadsersättning till tjänsteman avseende representation
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den
25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar
betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 har tjänstemannen enligt reseräkning
varit på tjänsteresa i Sverige. Tjänstemannen har själv betalt för representation motsvarande 1 375 SEK
inklusive moms, orginalkvitton har lämnats till arbetsgivaren. Bruttolönen är 25 000,
avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 5 988 SEK och en
nettolön om 20 387 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.
Löneart |
Benämning |
Kvantitet |
Enhet |
À-pris |
Belopp |
Konto |
101 |
Månadslön tjm |
168 |
Tim |
|
25 000 |
7210 |
793 |
Utlägg |
|
|
|
1 375 |
1691 |
Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om
31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i
skatteavdrag enligt skattetabell.
Krea är specialiserad på företagslån och har Sveriges nöjdaste kunder inom förmedling av företagslån.
Fler än 7000 svenska företag har hittat rätt lån via Krea. Med störst nätverk av fler än 20 banker och långivare hittar du den bästa räntan och villkoren för ditt företagslån.
Klicka här och gör en ansökan redan idag.
Vill du sänka dina levnadsomkostnader? Hos Zmarta kan du spara pengar på privatlån, bilförsäkring,
hemförsäkring, elavtal, bolån och företagslån med mera.
Klicka här och bankpressa dina lån idag, du kanske även hittar något annat att spara pengar på.
Uppdaterad: 2025/01/02
Kontakta personalekonomi.se