Personalsystem

Personalsystem är de rutiner, program, rapporter och register som används i ett företag för att registrera arbetad tid, löneutbetalningar, resekostnader, frånvaro, personalskatter och för att beräkna betalda semesterdagar med mera.

Ett personalsystem är oftast en blandning av datorbaserade och manuella system som används för att på ett effektivt och produktivt sätt sköta personaladministrationen i ett företag.

Ett personalsystem skall understödja personaladministrationen i hela processen från det att en anställd rekryteras tills dess att den anställde slutar att ha någon anknytning till företaget. Ett företag som har behov av personal utarbetar först en arbetsbeskrivning för den tjänst som skall tillsättas och en kravprofil för den person som skall anställas. Arbetsbeskrivningen och kravprofilen utgör sedan underlag för den platsannons som publiceras hos arbetsförmedlingen eller annan jobbförmedling. Platsannonsen leder till att företaget får arbetsansökningar från arbetssökande och från dessa arbetsansökningar gör företaget ett urval av kandidater vilka kallas till en anställningsintervju.

När alla anställningsintervjuer har avslutats har förhoppningsvis företaget bestämt sig för att anställa en av det arbetssökande och om intresset är omsesidigt så skrivs det ett anställningsavtal mellan arbetsgivaren och den anställde. Arbetsgivaren för sedan in uppgifter om den anställde i sitt anställningsregister och betalar löpande ut lön och andra ersättningar till den anställde enligt anställningsavtal och i förekommande fall kollektivavtal.

För att kunna göra löpande löneutbetalningar till de anställda måste information om arbetad tid, frånvaro, förmåner och underlag för utgifter som den anställde haft i tjänsten samlas in. Arbetad tid och frånvaro kan registreras i ett tidsredovisningssystem eller en tidrapport av den anställde själv och/eller den anställdes chef. Förmåner är privata levnadskostnader som betalats och kostnadsförts av arbetsgivaren, förmåner skall som huvudregel värderas till marknadsvärde men schablonvärdering sker när det gäller bilförmån, bostadsförmån och kostförmån. Underlag för utgifter som den anställde haft i tjänsten kan vara en körjournal, en reseräkning eller en faktura avseende de utgifter som den anställde själv betalat.

Vid löneutbetalningen skall arbetsgivaren för varje anställd göra avdrag för preliminär A-skatt enligt skattetabell (i normalfallet) samt i arbetsgivardeklaration redovisa och till skatteverket betala arbetsgivaravgifter och preliminär A-skatt för de anställda.

En arbetsgivare skall även beräkna de anställdas semesterlön och i förekommande fall betala premier för tjänstepensionsförsäkring eller på annat sätt göra avsättningar till tjänstepension för de anställda.

En arbetsgivare måste dessutom hantera ledighetsansökningar från de anställda och i förekommande fall tillhandahålla utbildning till de anställda om kompetensutveckling krävs för att de anställda skall kunna utföra sitt arbete.

När en anställd slutar skall slutlön betalas till den anställde som består av innestående lön och semesterersättning. Ett arbetsgivarintyg skall även skapas som bevisar att den anställde arbetat hos arbetsgivaren och ger ett omdöme om den anställde. Om den anställde blivit arbetslös och kräver det skall arbetsgivaren även upprätta ett arbetsgivarintyg från arbetslöshetskassan för att den anställde skall få rätt att erhålla arbetslöshetsersättning.

Uppdaterad: 2018/12/11

Kontakta personalekonomi.se