Löneberedning, löneregistrering och löneutbetalning

Löneberedning är den process som innebär att förbereda löneregistreringen, registrera lönerna, betala ut lönerna samt redovisa och betala personalskatterna.

Löneutbetalningen sker vanligtvis den 25:e i månaden och dessförinnan måste den löneansvarige ha kontrollerat tidrapporter och frånvarorapporter samt registrerat lönerna i löneprogrammet. Månadsavlönade får normalt sin lön utbetald under intjänandemånaden med avdrag för frånvaro under månaden innan medan timavlönade vanligtvis får sin lön utbetald under månaden efter intjänandemånaden. Månadsavlönade kan också få sin lön utbetald under månaden efter intjänandemånaden.

Löneberedningen startar med att kontrollera tidrapporter, frånvarorapporter, körjournaler, reseräkningar, underlag för förmåner och andra underlag för utgifter som de anställda har betalat privat. Tidrapporterna och frånvarorapporterna kan innehålla felaktigheter som måste kontrolleras och rättas till, om tidrapporteringen sker med ett datorbaserat system kan det ha hänt att en anställd exempelvis glömt att stämpla ut.

När underlagen har kontrollerats och godkänts är det dags för löneregistrering och då skapar den löneansvarige en ny lönekörning. När en ny lönekörning skapas skall utbetalningstypen anges (månadslön, veckolön m.m.), utbetalningsdatum, löneperiod och periodens arbetstid i timmar. Löneperiod är den period då lönen tjänas in, intjänandemånaden, och om företaget har både timavlönad och månadsavlönad personal kan detta medföra att två lönekörningar måste skapas varje månad. Periodens arbetstid i timmar är antalet dagar i löneperioden exklusive lördagar, söndagar och röda dagar multiplicerat med antalet heltidsarbetstimmar per dag i företaget.

Om standardlönebesked har lagts till för anställda så kommer lönebesked för dessa anställda att skapas automatiskt när en ny lönekörning skapas, för anställda som inte har standardlönebesked definierade måste den löneansvarige själv lägga till lönebesked i löneregistreringen. På varje lönebesked anges de lönearter som är aktuella för den specifika personen och den specifika löneperioden. Från bruttolönen görs det automatiskt ett preliminärt avdrag för a-skatt enligt inställning i anställningsregistret för den anställde, den nettolön (bruttolön - skatteavdrag) som därefter återstår är den lön som skall utbetalas till den anställde.

Om de anställda har arbetat övertid, mertid eller jourtid under löneperioden måste den här arbetstiden enligt arbetstidslagen (1982:673) antecknas i en övertidsjournal, i en del löneprogram går det att skriva ut en övertidsjournal.

När lönerna har registrerats kan den löneansvarige skriva ut kontrollistor för att kontrollera att arbetad tid, löner, förmåner, kostnadsersättningar och frånvaro registrerats på ett korrekt sätt. Om löneregistreringen gjorts på ett korrekt sätt så kan den löneansvarige skriva ut lönebesked att skicka till de anställda, en banklista för löneutbetalningen, bokföringsunderlag för att bokföra lönekörningen och underlag för arbetsgivardeklarationen. Lönebeskeden skickas till de anställda och nettolönen betalas ut till de anställda enligt uppgift på banklistan.

Bokföringsunderlaget för lönekörningen används i bokföringen och underlaget för arbetsgivardeklaration används för att fylla i arbetsgivardeklaration avseende de anställda, total arbetsgivaravgift samt avdragen skatt för alla anställda betalas till Skatteverket per det datum då arbetsgivardeklarationen skall lämnas in.

Uppdaterad: 2018/12/11

Kontakta personalekonomi.se