Ledighet och frånvaro

Ledighet och frånvaro från arbetet för en anställd person innebär tid då den anställde inte utför något arbete åt arbetsgivaren.

Ledighet och frånvaro från arbetet kan bero på giltiga orsaker såsom de former av ledighet som anställda har rätt till enligt lagar, kollektivavtal och anställningsavtal. Ledighet och frånvaro kan också bero på ogiltiga orsaker såsom att den anställde stannar hemma från arbetet för att titta på hockey på TV. Upprepad ogiligt frånvaro av en anställd ger arbetsgivaren rätt till att säga upp den anställde på grund av personliga skäl.

Ledighet och frånvaro från arbetet kan vara planerad i förväg såsom för semester, föräldraledighet eller studieledighet. Ledighet och frånvaro från arbetet kan också vara oplanerad såsom vid sjukdom eller vid vård av sjukt barn. Ledighet och frånvaro kan vara betald såsom vid sjukdom, föräldraledighet och semester eller obetald såsom vid studieledighet, ogiltig frånvaro och tjänsteledighet.

Anställd personal har enligt lagar, kollektivavtal och anställningsavtal rätt till ledighet och frånvaro från arbetet när villkoren för ledighet och frånvaro är uppfyllda. Anställda har enligt olika lagar rätt till semesterledighet, föräldraledighet, ledighet för vård av sjukt barn, ledighet för studier, permissionsledighet och ledighet för fackliga uppdrag. Frånvaro från arbetet enligt giltiga orsaker angivna i lagar och avtal ger inte arbetsgivaren någon rätt att säga upp den anställde eller att försämra den anställdes anställningsvillkor.

När det gäller planerad ledighet så bör det finnas en formell rutin på företaget som innebär att den anställde måste göra en skriftlig ledighetsansökan till arbetsgivaren innan den planerade ledigheten skall tas ut. Företaget kan utforma en mall för en ledighetsansökan som de anställda måste fylla i och lämna till berörd chef när de anställda planerar att vara lediga. När det gäller oplanerad ledighet så säger det sig självt att någon ledighetsansökan till arbetsgivaren inte kan göras, däremot skall den anställde anmäla sin frånvaro till arbetsgivaren.

Vid viss typ av ledighet har den anställde enligt lag, kollektivavtal eller anställningsavtal rätt till ersättning från arbetsgivaren under ledigheten. Arbetsgivaren skall till den anställde betala semesterlön under semesterledigheten, sjuklön under dag 2-14 i en sjukperiod, eventuellt lön vid permission och eventuellt förädralön vid föräldraledighet. Ledighet och frånvaro kan i vissa fall även vara semesterlönegrundande vilket innebär att den anställde skall erhålla semesterlön även för tid då den anställde varit frånvarande från arbetet.

När en anställd är ledig eller frånvarande skall detta registreras i företagets tidsredovisningssystem, tidrapporter eller frånvarorapporter så att den löneansvarige kan registrera rätt tid och betala ut rätt lön till de anställda.

Vid lönergistreringen skall den tid som en anställd har varit frånvarande tillsammans med orsaken till frånvaron registreras på lönebeskedet. För en anställd som är månadsavlönad skall ett bruttolöneavdrag göras från månadslönen för ledighet och frånvaro per kalenderdag, arbetsdag eller arbetstimme i enlighet med gällande kollektivavtal eller anställningsavtal. För en anställd som är timavlönad behöver inget löneavdrag göras från lönen utan för en timavlönad räcker det med att registrera orsaken till frånvaro och frånvarotiden. Det är viktigt att frånvarotiden registreras även för en timanställd så att beräkningarna av semesterdagar och semesterlön blir rätt. Om en anställd som är ledig eller frånvarande från arbetet skall erhålla ersättning från arbetsgivaren under frånvarotiden så måste den här ersättningen registreras på lönebeskedet både för en månadsavlönad och en timavlönad.

Ledighet för en månadsavlönad registreras genom att ett löneavdrag från bruttolönen görs med kvantitet och belopp och att den utbetalda lönen registreras med belopp. Ledighet för en timavlönad registreras genom att kvantiteten för ledigheten registreras och att den utbetalda lönen registreras med belopp. Bruttolöneavdraget vid ledighet görs enligt kollektivavtal och/eller anställningsavtal per kalenderdag, arbetsdag eller arbetstimme.

Löneavdrag per arbetsdag: Månadslön * 12 / 260 dagar
Löneavdrag per arbetsdag: Månadslön / 21 dagar (25 dagar vid 6 dagars vecka)
Löneavdrag per arbetsdag: Månadslön * 4,6 %
Löneavdrag per kalenderdag: Månadslön * 12 / 365 dagar
Löneavdrag per kalendermånad: Månadslönen
Löneavdrag per arbetstimme: (Månadslön/sysselsättningsgrad)/avtalstid
Löneavdrag per arbetstimme: (Månadslön*12)/(52*veckoarbetstid)

I arbetsgivardeklarationen avseende den anställde skall beloppet för ledigheten redovisas i ruta 011 som "Kontant ersättning" och den avdragna preliminärskatten skall redovisas i ruta 001 som "Avdragen preliminär skatt".

Uppdaterad: 2018/12/11

Kontakta personalekonomi.se