Kostnadsersättningar för gjorda utlägg i tjänsten

Kostnadsersättningar är skattefria ersättningar till en anställd för att kompensera den anställde för skattemässigt avdragsgilla utgifter som den anställde har haft i tjänsten.

Kostnadsersättningar är skattefria om de motsvarar skattemässigt avdragsgilla utgifter i tjänsten för arbetsgivaren och den anställde. Skattefriheten för kostnadsersättningar innebär att arbetsgivaren inte behöver redovisa och betala arbetsgivaravgift och preliminärskatt på den utbetalda ersättningen.

En arbetsgivare som ersätter en anställd för privata utgifter, ej skattemässigt avdragsgilla utgifter i tjänsten, eller betalar ut ersättning utöver vad som motsvarar skattemässigt avdragsgilla utgifter i tjänsten skall betala ut den överskjutande och ej skattefria ersättningen som kontant bruttolön.

En arbetsgivare som betalar ut skattefri ersättning till en anställd för privata utgifter, erhåller kvittot och bokför den privata utgiften som en skattemässigt avdragsgill kostnad i bokföringen måste ta upp hela utgiften inklusive moms som en skattepliktig förmån på lönebeskedet för den anställde.

En arbetsgivare som skall betala ut kostnadsersättning till en anställd måste få underlag från den anställde för att bedöma och verifiera de skattemässigt avdragsgilla utgifterna i tjänsten. Underlaget kan vara en reseräkning, en körjournal, kopior på kvitton eller originalkvitton. Om underlag saknas skall hela ersättningen betalas ut som vanlig kontant bruttolön.

Om de skattemässigt avdragsgilla utgifterna i tjänsten är att anses som företagets utgifter och om arbetsgivaren erhåller originalkvittot från den anställde kan arbetsgivaren bokföra utgiften som en kostnad i bokföringen och behöver inte ta upp kostnadsersättningen i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Det här kan vara aktuellt om den anställde köper material åt arbetsgivaren, exempelvis toner till skrivaren, och överlämnar kvittot till arbetsgivaren samt erhåller en kostnadsersättning från arbetsgivaren för det gjorda utlägget.

Om de skattemässigt avdragsgilla utgifterna är att anses som den anställdes utgifter eller om arbetsgivaren inte erhåller kvitto från den anställde så kan arbetsgivaren inte bokföra utgiften som en kostnad i bokföringen och måste ta upp kostnadsersättningen i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Om kostnadsersättningen inte har markerats med ett kryss i arbetsgivardeklarationen för milersättning eller traktamente så är kostnadsersättningen skattepliktig för den anställde i inkomstdeklarationen och den anställde måste då själv göra avdrag i sin privata deklarationen (inkomstdeklaration 1) för de avdragsgilla utgifterna i tjänsten.

En arbetsgivare har möjlighet att betala ut vissa kostnadsersättningar till en anställd i enlighet med schablonmässigt fastställda värden. Milersättning och traktamente är de två former av schablonmässiga kostnadsersättningar som får betalas ut till en anställd. Underlaget för milersättning kan vara en körjournal eller en reseräkning och underlaget för traktamente kan vara en reseräkning. Kostnadsersättningar enligt schablon är skattefria upp till vissa av Skatteverket fastställda gränsvärden. Kostnadsersättningar avseende milersättning eller traktamente som överstiger de skattefria gränsvärdena skall betalas ut som vanlig kontant bruttolön och inte som kostnadsersättning. En arbetsgivare som betalar ut skattefri milersättning och/eller skattefritt traktamente till en anställd skall med ett kryss markera i arbetsgivardeklarationen för den anställde att sådana kostnadsersättningar har betalats ut.

Om en arbetsgivare har betalat ut skattefria kostnadsersättningar till en anställd som inte avser bilersättning eller traktamente och inte erhållit originalkvitto från den anställde så skall arbetsgivaren ta upp beloppet i ruta 020 som "Övriga kostnadsersättningar" i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Om kostnadsersättningen är uppenbart högre än vad den anställde får dra av vid beskattningen skall den överskjutande delen redovisas som lön i ruta 011. Den anställde måste själv, i sin inkomstdeklaration, göra avdrag motsvarande den kostnadsersättning som redovisats i ruta 020.

Uppdaterad: 2018/12/11

Kontakta personalekonomi.se