Kostförmån vid löneregistrering med exempel

En skattepliktig kostförmån uppstår om en arbetsgivare betalar eller subventioner den anställdes frukost, lunch eller middag fortlöpande eller vid enstaka tillfällen såsom vid tjänsteresa, konferenser och kurser.

En kostförmån är skattepliktig om den har sin grund i anställningen och det gäller oavsett om den erhållits inom landet eller utomlands men det finns undantag för när en kostförmån inte är skattepliktig. Arbetsgivaravgifter och preliminärskatt skall redovisas och betalas avseende förmånsvärdet för en skattepliktig kostförmån.

Fri kost på allmänna transportmedel (flyg, tåg, båt m.m.) vid tjänsteresa är en skattefri förmån om kosten obligatoriskt ingår i biljettpriset. Fri frukost på hotell och liknande inrättning är en skattefri förmån om frukosten tillhandahålls i samband med övernattningen och obligatoriskt ingår i priset för övernattningen.

Fri kost som lämnas från någon som saknar samband med arbetsgivaren och som lämnas utan krav på motprestation är en skattefri förmån. Fri kost vid extern och intern representation är en skattefri förmån. Förutsättningen för skattefrihet för fri kost vid intern representation är att sammankomsterna är högst 1 per vecka och att de inte hålls med korta mellanrum (varje eller varannan vecka).

Fri kost för personal som omfattas av lagen (2003:169) om väpnad styrka för tjänstgöring utomlands en skattefri förmån. Fri kost för lärare och vårdpersonal som har tillsynsskyldighet är en skattefri förmån.

En skattefri kostförmån behöver inte tas upp till beskattning och värdet av den skattefria kosten behöver därmed inte heller tas upp på den anställdes lönebesked. Förmånsvärdet för en skattepliktig kostförmån skall tas upp på lönebeskedet för den anställde i samband med löneregistreringen i månaden efter det att fri kost erhållits.

Förmånsvärdet för en skattepliktig kostförmån bestäms enligt av Skatteverket fastställda schabloner. Under år 2024 är schablonvärdet för helt fri kost (minst tre måltider) 300 SEK, fri frukost 60 SEK och fri lunch eller middag 120 SEK. Om en arbetsgivare subventionerar de anställdas kost så beräknas förmånsvärdet som mellanskillnaden mellan schablonvärdet och det som den anställde betalat för måltiden. Schablonvärdena avser en normal lunchmåltid, andra rätter eller stycksaker skall värderas till marknadsvärdet inklusive moms.

Om arbetsgivaren ger anställda rikskuponger eller lunchkuponger skall dessa förmånsbeskattas till marknadsvärdet inklusive moms, detta görs i samband med det att de anställda erhåller häftet.

Vid löneregistreringen registreras en skattepliktig kostförmån med kvantitet och belopp i enlighet med förmånsvärdet. Avdraget för preliminärskatt på förmånsvärdet skall normalt göras enligt skattetabell och preliminärskatten skall dras av från den kontanta bruttolönen. Den kontanta bruttolönen minus avdraget för preliminärskatt utgör den anställdes nettolön som skall betalas ut till den anställde. Arbetsgivaravgiften och den avdragna preliminärskatten på förmånsvärdet för skattepliktiga förmåner skall redovisas i arbetsgivardeklaration och betalas till Skatteverket.

Avdrag för preliminärskatt avseende en förmån skall inte medföra att den anställde får en negativ nettolön under månaden, om den anställde inte har någon bruttolön under en månad så skall inte heller något avdrag för preliminärskatt avseende en förmån göras.

Skattepliktiga förmåner utgör en del av den pensionsgrundande inkomsten (PGI) medan skattefria förmåner inte är pensionsgrundande. Skattepliktiga och skattefria förmåner är inte sjukpenninggrundande (SGI), inte Fora-grundande, inte semesterlönegrundande och inte heller arbetstidsförkortningsgrundande.

Utgifter avseende skattefria kostförmåner får med vissa begränsningar bokföras som skattemässigt avdragsgilla kostnader och momsen för dessa utgifter är avdragsgill som ingående moms. En arbetsgivare som tar upp skattepliktiga kostförmåner till beskattning får bokföra utgifterna inklusive moms avseende förmånerna som skattemässigt avdragsgilla kostnader. Momsen på utgifter som avser skattepliktiga kostförmåner är inte avdragsgill som ingående moms utan som en kostnad.

En arbetsgivare som vill undvika att ta upp skattepliktiga kostförmåner till beskattning skall bokföra utgifterna för förmånerna inklusive moms som skattemässigt avdragsgilla kostnader och göra ett nettolöneavdrag från den anställdes nettolön motsvarande förmånsvärdet. Nettolöneavdraget skall bokföras som en negativ kostnad eller intäkt i arbetsgivarens bokföring. Då förmånsvärdet baseras på schablonvärden är det inte säkert att förmånsvärdet motsvarar arbetsgivarens kostnader för förmånerna.

Förmånsvärdet för en skattefri kostförmån behöver inte tas upp i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Förmånsvärdet för en skattepliktig kostförmån skall tas upp i ruta 012 som "Övriga skattepliktiga förmåner" i arbetsgivardeklarationen för den anställde.

Exempel: skattepliktig kostförmån för tjänsteman
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Arbetsgivaren har under oktober år 2009 bekostat tjänstemannens frukost och lunch vid 20 tillfällen. Schablonvärdet för fri frukost var 37 SEK och schablonvärdet för fri lunch eller middag var 74 SEK år 2009. Avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 6 735 SEK och en nettolön om 18 265 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
714	Kostförmån frukost	20	St	37	(740)	7382
715	Kostförmån lunch eller middag	20	St	74	(1 480)	7382

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Uppdaterad: 2023/12/26

Kontakta personalekonomi.se