Förskottssemester vid löneregistrering med exempel

Förskottssemester innebär att en anställd får betald semesterledighet innan det att den anställde har tjänat in några betalda semesterdagar.

En anställd har enligt semesterlagen (1977:480) rätt till en semesterledighet om 25 dagar under semesteråret förutom när anställningen påbörjades efter den 31 augusti då semesterrätten enbart är 5 dagar. I kollektivavtal och anställningsavtal kan en längre semesterrätt än 25 dagar ha förhandlats fram, exempelvis 28 eller 30 dagar. Semesterledigheten om 25 dagar enligt semesterlagen (1977:480) kan bestå av både betalda semesterdagar och obetalda semesterdagar.

Enligt semesterlagen (1977:480) och kollektivavtal skall den betalda semestern under semesteråret tjänas in under intjänandeåret som utgör den 12 månadersperiod som föregår semesteråret. Enligt semesterlagen (1977:480) sträcker sig semesteråret från och med den 1 april år ett till och med den 31 mars år två. Om en anställd inte har arbetat under intjänandeåret är alla semesterdagar obetalda för den anställde.

En anställd som har börjat hos en arbetsgivare i slutet av eller i början av ett semesterår har enbart tjänat in ett fåtal eller inga betalda semesterdagar avseende ett semesterår och därför aktualiseras frågan om förskottssemster. Arbetsgivaren och den anställde kan i anställningsavtalet ha avtalat om att förskottssemster skall betalas ut men måste komma överens om hur mycket semesterlön som skall betalas ut under förskottssemestern.

Den semesterlön som arbetsgivaren betalar ut till den anställde under förskottssemestern utgör en skuld för den anställde till arbetsgivaren som skall återbetalas av den anställde om anställningen upphör inom fem år från anställningstidpunkten eller tidpunkten för förskottssemestern. Enligt semesterlagen (1977:480) avskrivs en förskottssemesterskuld när en anställd har arbetat hos arbetsgivaren i mer än 5 år från och med den tidpunkt då förskottssemestern togs ut av den anställde. Enligt kollektivavtal avskrivs en förskottssemesterskuld när en anställd har arbetat hos arbetsgivaren i mer än 5 år från och med anställningstidpunkten.

Om en förskottssemesterskuld skall återbetalas när en anställd slutar får arbetsgivaren i samband med utbetalningen av slutlön endast göra löneavdrag från den innestående semesterersättningen för att återbetala förskottsemesterskulden. En anställd behöver inte återbetala en förskottssemesterskuld om anställning upphör på grund av sjukdom hos arbetstagaren, att arbetsgivaren väsentligen har åsidosatt sin åligganden mot arbetstagaren eller att uppsägningen beror på orsaker som inte hänför sig till arbetstagaren personligen enligt semesterlagen (1977:480).

Vid löneregistreringen registreras utbetalningen av förskottssemester olika beroende på om den anställde är månadsavlönad eller timavlönad. Förskottssemester till en månadsavlönad registreras genom att ett löneavdrag från bruttolönen registreras med kvantitet och belopp och att den utbetalda semesterlönen registreras med kvantitet och belopp. Förskottssemester till en timavlönad registreras genom att den utbetalda semesterlönen registreras med kvantitet och belopp. Bruttolöneavdraget vid förskottssemester görs enligt kollektivavtal och/eller anställningsavtal per kalenderdag, arbetsdag eller arbetstimme.

Löneavdrag per arbetsdag: Månadslön * 12 / 260 dagar
Löneavdrag per kalenderdag: Månadslön * 12 / 365 dagar
Löneavdrag per arbetstimme: (Månadslön/sysselsättningsgrad)/avtalstid
Löneavdrag per arbetstimme: (Månadslön*12)/(52*veckoarbetstid)

Beloppet för den utbetalda semesterlönen vid förskottssemester ligger kvar som en fordran på den anställde i fem år från anställningstidpunkten eller från tidpunkten för utbetalningen av förskottssemestern. Förskottssemesterskulden för en anställd kan registreras i anställningsregistret för den anställde i ett löneprogram så att arbetsgivaren kan hålla reda på när förskottssemestern togs ut och hur stor förskottssemesterskulden är.

Semesterlön är skattegrundande lön som utgör underlag för arbetsgivaravgift och preliminärskatt. Semesterlönen, arbetsgivaravgiften och preliminärskatten skall redovisas i en arbetsgivardeklaration och personalskatterna skall betalas till Skatteverket. Avdraget för preliminärskatt på semesterlönen skall göras enligt skattetabell. Den kontanta bruttolönen minus den avdragna preliminärskatten utgör den anställdes nettolön som skall betalas ut till den anställde.

Beloppet för förskottssemester är pensionsgrundande, Fora-grundande och grundande för annan tjänstepension. Beloppet för förskottssemester är dock inte sjukpenninggrundande eftersom enbart arbetsinkomster utgör underlag när den sjukpenninggrundande inkomsten beräknas. När den sjukpenninggrundande inkomsten beräknas så får den anställde tillgodoräkna sig den normala lönen under semesterledigheten.

I arbetsgivardeklarationen avseende den anställde skall beloppet för förskottssemestern redovisas i ruta 011 som "Kontant ersättning" och den avdragna preliminärskatten skall redovisas i ruta 001 som "Avdragen preliminär skatt".

Exempel: förskottssemester till månadsavlönad tjänsteman
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 tog tjänstemannen ut 10 betalda dagar i förskottssemester, semestertillägget betalas inte ut. Bruttolönen är 25 000 SEK, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 5 988 SEK och en nettolön om 19 012 SEK skall utbetalas till tjänstemannen. Tjänstemannen får en skuld om 11 500 SEK till arbetsgivaren avseende förskottssemestern.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
123	Semesterlön 4,6 % tjm	10	Dgr	1 150	11 500	2920
124	Semesteravdrag -4,6 % tjm	-10	Dgr	1 150	-11 500	7210
558	Uttag förskottssemester, mån	-10	Dgr

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Exempel: förskottssemester till månadsavlönad arbetare
En arbetare har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende oktober månad med 176 arbetstimmar betalas ut till arbetaren. Under oktober år 2009 tog arbetaren ut 10 betalda dagar i förskottssemester, semestertillägget betalas inte ut. Bruttolönen är 25 000 SEK, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 5 988 SEK och en nettolön om 19 012 SEK skall utbetalas till arbetaren. Arbetaren får en skuld om 11 500 SEK till arbetsgivaren avseende förskottssemestern.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
200	Månadslön koll	176	Tim		25 000	7010
223	Semesterlön 4,6 % koll	10	Dgr	1 150	11 500	2920
224	Semesteravdrag -4,6 % koll	-10	Dgr	1 150	-11 500	7010
558	Uttag förskottssemester, mån	-10	Dgr

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Exempel: förskottssemester till timavlönad arbetare
En arbetare har en timlön om 100 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende oktober månad med 176 arbetstimmar betalas ut till arbetaren. Under oktober år 2009 tog arbetaren ut 10 betalda dagar i förskottssemester, frånvaron för semester motsvarar 80 arbetstimmar. Bruttolönen är 17 600 SEK, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 3 829 SEK och en nettolön om 13 771 SEK skall utbetalas till arbetaren. Arbetaren får en skuld om 8 000 SEK till arbetsgivaren avseende förskottssemestern.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
300	Timlön	96	Tim	100	9 600	7010
344	Semesterdaglön, förskott	10	Dgr	800	8 000	2920
559	Uttag förskottssemester, tim	-10	Dgr

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Uppdaterad: 2018/12/11

Kontakta personalekonomi.se