Förmån av lånedator eller hemdator vid löneregistrering med exempel

En lånedator som har anskaffats eller som leasas av en arbetsgivare och som disponeras gratis av en anställd utgör en skattepliktig förmån för den anställde om hemdatorn inte anses utgöra ett arbetsredskap.

Förmånsvärdet för en lånedator utgörs av marknadsvärdet inklusive moms, det vill säga vad den anställde själv hade fått betala för att hyra en motsvarande dator med den support och andra kringtjänster som ingår. Om arbetsgivaren leasar en lånedator anses förmånsvärdet för den anställde vara den hyra som arbetsgivaren betalar för att hyra datorn.

Om arbetsgivaren lånar ut en egen dator till en anställd bör förmånsvärdet motsvaras av utrustningens värdenedgång, kapitalkostnad och kostnad för andra tjänster under den avtalade låneperioden. Kapitalkostnaden skall schablonmässigt beräknas till: (inköpspriset inklusive moms * (statslåneränta när låneavtalet ingicks + 1 %) * antalet år i låneperioden. Förmånsvärdet för hela låneperioden fördelas ut på antalet lönetillfällen för den anställde under den avtalade låneperioden.

När en arbetsgivare lånar ut en dator till en anställd bör ett låneavtal skrivas mellan arbetsgivaren och den anställde för att reglera villkoren för lånet och för att reglera vad som händer om den anställde slutar sin anställning hos arbetsgivaren.

En lånedator som köpts in av arbetsgivaren och som utgör en skattefri förmån för den anställde behöver inte tas upp på lönebeskedet för den anställda. En lånedator eller hemdator som utgör en skattepliktig förmån för en anställd skall tas upp på lönebeskedet för den anställde till förmånsvärdet som utgörs av marknadsvärdet inklusive moms. Förmånsvärdet för skattepliktiga lånedatorer utgör underlag för redovisning och betalning av arbetsgivaravgifter och preliminärskatt.

Vid löneregistreringen registreras en skattepliktig förmån av lånedator med belopp i enlighet med förmånsvärdet. Avdraget för preliminärskatt på förmånsvärdet skall normalt göras enligt skattetabell och preliminärskatten skall dras av från den kontanta bruttolönen. Den kontanta bruttolönen minus avdraget för preliminärskatt utgör den anställdes nettolön som skall betalas ut till den anställde. Arbetsgivaravgiften och den avdragna preliminärskatten på förmånsvärdet för skattepliktiga förmåner skall redovisas i arbetsgivardeklaration och betalas till Skatteverket.

Avdrag för preliminärskatt avseende en förmån skall inte medföra att den anställde får en negativ nettolön under månaden, om den anställde inte har någon bruttolön under en månad så skall inte heller något avdrag för preliminärskatt avseende en förmån göras.

Skattepliktiga förmåner utgör en del av den pensionsgrundande inkomsten (PGI) medan skattefria förmåner inte är pensionsgrundande. Skattepliktiga och skattefria förmåner är inte sjukpenninggrundande (SGI), inte Fora-grundande, inte semesterlönegrundande och inte heller arbetstidsförktningsgrundande.

Utgifter avseende skattefria förmåner för lånedatorer får bokföras som skattemässigt avdragsgilla kostnader och momsen för dessa utgifter är avdragsgill som ingående moms. En arbetsgivare som tar upp skattepliktiga förmåner av lånedatorer till beskattning får bokföra utgifterna inklusive moms avseende förmånerna som skattemässigt avdragsgilla kostnader. Momsen på utgifter som avser skattepliktiga förmåner för lånedatorer är inte avdragsgill som ingående moms utan som en kostnad.

En arbetsgivare som vill undvika att ta upp skattepliktiga förmåner av lånedatorer till beskattning skall bokföra utgifterna för förmånerna inklusive moms som skattemässigt avdragsgilla kostnader och göra ett nettolöneavdrag från den anställdes nettolön motsvarande förmånsvärdet (marknadsvärdet inklusive moms för förmånen). Nettolöneavdraget skall bokföras som en negativ kostnad eller intäkt i arbetsgivarens bokföring. Då förmånsvärdet baseras på marknadsvärdet inklusive moms är det inte säkert att förmånsvärdet motsvarar arbetsgivarens kostnader för förmånerna.

Förmånsvärdet för skattefria lånedatorer behöver inte tas upp i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Förmånsvärdet för skattepliktig lånedator skall tas upp i ruta 012 som "Övriga skattepliktiga förmåner" i arbetsgivardeklarationen för den anställde.

Exempel: förmån av lånedator till tjänsteman
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Arbetsgivaren lånar ut en dator till den anställde i ett låneavtal som sträcker sig över tre år. Inköpspriset för datorn var 25 000 SEK inklusive moms, statslåneräntan var 3 % när låneavtalet skrevs, den ekonomiska livslängden är 5 år och ett virusprogram som kostar 500 SEK inklusive moms för tre år tillhandahålls av arbetsgivaren. Förmånsvärdet för lånedatorn är 18 500 SEK ((25000/5)*3+(25000*4%)*3+500) eller 514 SEK per månad (18500/(3*12)). Bruttolönen är 25 000 SEK, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 6 175 SEK och en nettolön om 18 825 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
712	Datorförmån				(514)	7387

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Uppdaterad: 2018/12/11

Kontakta personalekonomi.se