Flexledighet och flexsaldo vid löneregistrering med exempel

När flextid tillämpas på en arbetsplats har de anställda möjlighet att göra avsättningar och uttag av flexledighet eller flex. Bestämmelser om flextid och flexledighet finns i kollektivavtal och/eller anställningsavtal.

Ett system med flextid på en arbetsplats innebär en frihet för de anställda att själva bestämma över förläggningen av sin ordinarie arbetstid inom vissa givna tidsramar. Flextid får normalt endast tillämpas när det medges med hänsyn till arbetets krav på öppethållande och service med mera.

Syftet med flexibel arbetstid är att ge arbetstagarna en frihet som innebär att de på ett flexibelt sätt kan utföra aktiviteter under ett arbetsdag såsom att hämta och lämna barn på dagis. Syftet med flexibel arbetstid är normalt inte att de anställda skall arbeta in längre perioder av ledighet.

Ett system med flexibel arbetstid innehåller vanligtvis bestämmelser om fast arbetstid, flexram, flextid och lunchrast. Den fasta arbetstiden i ett flextidssystem är den tid under en arbetsdag då den anställde måste vara närvarande på arbetsplatsen och utföra arbete åt arbetsgivaren, den fasta arbetstiden kan exempelvis vara mellan klockan 9:00 och 15:30 under en arbetsdag.

En flexram i ett system med flexibel arbetstid utgörs av tiden mellan de klockslag då flextiden tidigast börjar och senast slutar under en arbetsdag, flexramen kan exempelvis vara mellan klockan 7:00 och 18:00 under en arbetsdag. Flextiden utgörs av tiden mellan starttiden enligt flexramen och starttiden för den fasta arbetstiden och av tiden mellan sluttiden för den fasta arbetstiden och sluttiden enligt flexramen. Flextid är den tid då den anställde valfritt kan välja att börja eller sluta sitt arbete under en arbetsdag. Flextiden kan exempelvis vara mellan klockan 7:00 och 9:00 samt mellan klockan 15:30 och 18:00 under en arbetsdag.

I ett system med flextid brukar det normalt finnas en bestämmelse om att lunchrasten för heltidsanställda minst måste vara 30 minuter men att lunchflex i ytterligare 60 minuter medges. Deltidsanställda som arbetar högst 6 timmar per arbetsdag kan enligt vissa kollektivavtal få byta ut lunchrasten mot ett måltidsuppehåll om 15 minuter som räknas till arbetstiden.

I ett system för flexibel arbetstid görs normalt en avstämning av arbetstiden för varje anställd vid varje kalendermånads slut. Vid avstämningen jämförs den anställdes arbetstid under en kalendermånad med det ordinarie arbetstidsmåttet för en kalendermånad, om arbetstiden överskrider det ordinarie arbetstidsmåttet så uppstår det ett positivt flexsaldo för månaden och om arbetstiden understiger det ordinarie arbetstidsmåttet så uppstår det ett negativt flexsaldo för månaden. Det flexsaldo som uppstår under en kalendermånad adderas till den anställdes sedan tidigare sparade flexsaldo.

I kollektivavtal och/eller anställningsavtal brukar det finnas begränsningar när det gäller det flexsaldo som får överföras till framtida månader. Vanliga begränsningar är att ett plussaldo om maximalt 50 timmar får överföras under en kalendermånad och att ett minussaldo inte får vara högre än 10 timmar under en kalendermånad. Om maxgränsen för plussaldot överskrids kan de överskjutande timmarna falla bort och om minussaldot är högre än 10 timmar kan arbetstagaren förlora sin rätt till flexibel arbetstid.

Ett positivt flexsaldo får normalt användas av den anställde för uttag av flexledighet under hela arbetsdagar eller under delar av arbetsdagar. Om flexledigheten inte tas ut under flextid så måste flexledigheten planeras i förväg och vara godkänd av arbetsgivaren. Flexledighet får normalt aldrig bytas ut mot karensdag vid sjukdom.

Vid löneregistreringen registreras flexledighet olika beroende på om den anställde är månadsavlönad eller timavlönad. Avsättningen av flextid avseende kalendermånadens flexsaldo registreras med kvantitet i timmar oberoende av om den anställde är månadsavlönad eller timavlönad. Uttaget av flexledighet för en månadsavlönad anställd registreras med kvantitet i timmar och månadslönen behålls oförändrad. Uttaget av flexledighet för en timavlönad anställd registreras med kvantitet i timmar och timmarna för flexledigheten registreras som timlön med kvantitet och belopp.

När en anställd slutar justeras ett positivt flextidssaldo med kontant ersättning och ett negativt flextidssaldo med ett löneavdrag. Kontantersättningen eller löneavdraget avseende ett inarbetat flextidssaldo är semesterlönegrundande och beräknas som timlönen eller grundtimlönen multiplicerat med flexttidssaldot i timmar. Grundtimlönen för en månadsavlönad anställd beräknas enligt nedan och semesterersättningen på kontant ersättning för ett positivt flextidssaldo betalas ut i samband med utbetalningen av slutlönen.

Grundtimlön: (Månadslön/sysselsättningsgraden)/avtalstiden

Exempel: avsättning av flextid för månadsavlönad tjänsteman
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Tjänstemannen hade under oktober månad med 176 arbetstimmar arbetat 186 arbetstimmar där de överskjutande timmarna utgjorde flextid. Bruttolönen är 25 000 SEK, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 5 988 SEK och en nettolön om 19 012 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
410	Flextid, avsättning	10	Tim

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Exempel: uttag av flextid för månadsavlönad tjänsteman
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Tjänstemannen hade under oktober månad med 176 arbetstimmar arbetat 166 arbetstimmar där de underskjutande timmarna utgjorde flextid. Bruttolönen är 25 000 SEK, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 5 988 SEK och en nettolön om 19 012 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
411	Flextid, uttag	-10	Tim

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Exempel: uttag av flextid för timavlönad arbetare
En arbetare har en timlön om 100 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende oktober månad med 176 arbetstimmar betalas ut till arbetaren. Arbetaren hade under oktober endast arbetat 166 arbetstimmar där de underskjutande timmarna utgjorde flextid. Bruttolönen är 17 600 SEK, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 3 829 SEK och en nettolön om 13 771 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
300	Timlön	176	Tim		17 600	7010
411	Flextid, uttag	-10	Tim

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Uppdaterad: 2010/05/31

Kontakta personalekonomi.se