Kostnadsersättning för resekostnader vid löneregistrering med exempel

Kostnadsersättning som betalas ut till en anställd som motsvarar av den anställde gjorda utlägg för resekostnader i tjänsten är skattefri.

Vid en tjänsteresa uppstår det resekostnader som antingen betalas av arbetsgivaren eller den anställde själv. Om den anställde själv har betalat för resekostnader vid en tjänsteresa så kan arbetsgivaren ersätta den anställde för dessa utlägg genom att betala ut skattefri kostnadsersättning till den anställde.

Resekostnader är bland annat bilkostnader, drivmedelskostnader, ökade levnadskostnader, hotellkostnader, tågkostnader, busskostnader, flygkostnader, taxikostnader, hyrbilskostnader, representationskostnader, parkeringsavgifter och vägavgifter. Bilkostnader, drivmedelskostnader och ökade levnadskostnader ersätts med skattefria schablonmässiga ersättningar och skattepliktig ersättning.

För att kostnadsersättning avseende den anställdes resekostnader skall vara skattefri krävs det att kostnadsersättningen motsvaras av skattemässigt avdragsgilla utgifter för arbetsgivaren och den anställde. Kostnadsersättning som överstiger skattemässigt avdragsgilla utgifter skall beskattas som vanlig kontant bruttolön.

För att arbetsgivaren skall kunna betala ut skattefri kostnadsersättning avseende resekostnader måste den anställde lämna underlag till arbetsgivaren i form av en reseräkning och/eller kvitton. Underlagen måste sparas av arbetsgivaren i minst 7 år för att arbetsgivaren skall kunna verifiera att kostnadsersättningen var skattefri.

Om resekostnaderna är att anse som företagets kostnader och den anställde överlämnar kvitton till arbetsgivaren så behöver inte den skattefria kostnadsersättningen avseende resekostnader tas upp i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Om den anställde inte överlämnar originalkvitton avseende resekostnaderna till arbetsgivaren så måste arbetsgivaren om han betalar ut skattefri kostnadsersättning till den anställde uppge kostnadsersättningen i arbetsgivardeklarationen för den anställde. När kostnadsersättningen anges i den anställdes arbetsgivardeklaration så blir kostnadsersättningen skattepliktig för den anställde och den anställde måste då själv göra avdrag för utgifterna i sin privata deklaration.

Om arbetsgivaren får originalkvitton från den anställde kan arbetsgivaren exempelvis bokföra den utbetalda kostnadsersättningen på konto 2822 "Reseräkningar" i samband med löneutbetalningen och sedan fördela ut denna fordran genom att bokföra de separata kvittona mot konto 2822.

Vid löneregistreringen registreras skattefri kostnadsersättning för resekostnader med belopp. Skattefria kostnadsersättningar utgör inte underlag för redovisning av arbetsgivaravgifter och preliminärskatt.

Skattefria kostnadsersättningar är inte pensionsgrundande och inte heller sjukpenninggrundande. Skattefria kostnadsersättningar är inte Fora-grundande, inte semesterlönegrundande och inte heller arbetstidsförkortningsgrundande.

En arbetsgivare som har betalat ut skattefri kostnadsersättning avseende resekostnader där originalkvitto har erhållits från den anställde behöver inte ta upp kostnadsersättningen i arbetsgivardeklarationen för den anställde. En arbetsgivare som har betalat ut skattefri kostnadsersättning avseende gjorda utlägg där originalkvitto inte har erhållits från den anställde skall ta upp beloppet för kostnadsersättningen i ruta 020 som "Övriga kostnadsersättningar" i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Om kostnadsersättningen är uppenbart högre än vad den anställde får dra av vid beskattningen skall den överskjutande delen redovisas som lön i ruta 011. Den anställde måste själv, i sin inkomstdeklaration, göra avdrag motsvarande den kostnadsersättning som redovisats i ruta 020.

Exempel: kostnadsersättning till tjänsteman avseende resekostnader
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 har tjänstemannen enligt reseräkning varit på tjänsteresa i Sverige. Tjänstemannen har själv betalt för parkering motsvarande 125 SEK inklusive moms och för hotell motsvarande 1 250 SEK inklusive moms, orginalkvitton har inte lämnats till arbetsgivaren. Bruttolönen är 25 000, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 5 988 SEK och en nettolön om 20 387 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
751	Resekostnadsersättning				125	7391
752	Kostnadsersättning logi				1 250	7392

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Exempel: kostnadsersättning till tjänsteman avseende resekostnader
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 har tjänstemannen enligt reseräkning varit på tjänsteresa i Sverige. Tjänstemannen har själv betalt för parkering motsvarande 125 SEK inklusive moms och för hotell motsvarande 1 250 SEK inklusive moms, orginalkvitton har lämnats till arbetsgivaren. Bruttolönen är 25 000, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 5 988 SEK och en nettolön om 20 387 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
793	Utlägg				1 375	1691

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Uppdaterad: 2018/12/11

Kontakta personalekonomi.se