Kostnadsersättning för övriga utlägg vid löneregistrering med exempel
Kostnadsersättningar för utlägg av en anställd som inte avser tjänsteresor är skattefria
om utgifterna är skattemässigt avdragsgilla utgifter i tjänsten för arbetsgivaren
och den anställde.
En anställd som privat betalar för utgifter i tjänsten kan erhålla skattefri kostnadsersättning
från arbetsgivaren motsvarande de erlagda utgifterna inklusive moms. Utlägg för
utgifter i tjänsten kan avse material, telefon, bredband och lokal. Om en anställd
hyr ut ett rum i sin privatbostad till arbetsgivaren för marknadsmässig hyra i enlighet
med ett hyresavtal så är hyresersättningen skattepliktig som inkomst av kapital
för den anställde.
Kostnadsersättningar som inte avser skattemässigt avdragsgilla utgifter i tjänsten
skall inte betalas ut som skattefria kostnadsersättningar utan som vanlig kontant
bruttolön.
Om den anställde har haft utlägg för utgifter i tjänsten som är avdragsgilla för
arbetsgivaren och överlämnar kvitton till arbetsgivaren så kan arbetsgivaren betala
ut skattefri kostnadsersättning till den anställde utan att behöva redovisa kostnadsersättningen
i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Om arbetsgivaren erhåller originalkvitton
från den anställde så kan arbetsgivaren bokföra utgiften som en kostnad i bokföringen,
det här kan exempelvis vara aktuellt när den anställde köpt kontorsmaterial till
arbetsgivaren.
Om den anställde har haft utlägg för utgifter i tjänsten som är avdragsgilla för
arbetsgivaren men inte överlämnar kvitton till arbetsgivaren utan annat underlag
så måste arbetsgivaren om han betalar ut skattefri kostnadsersättning till den anställde
uppge kostnadsersättningen i arbetsgivardeklarationen för den anställde. När kostnadsersättningen
anges i den anställdes arbetsgivardeklaration så blir kostnadsersättningen skattepliktig
för den anställde och den anställde måste då själv göra avdrag för utgifterna i
sin privata deklaration. Det här kan exempelvis vara aktuellt när den anställde
erhåller kostnadsersättning för tjänstesamtal från den privata telefonen.
Om arbetsgivaren får orginalkvitton från den anställde kan arbetsgivaren exempelvis
bokföra den utbetalda kostnadsersättningen på konto 1691 "Ej kostnadsförda kostnadsers."
i samband med löneutbetalningen och sedan fördela ut denna fordran genom att bokföra
de separata kvittona mot konto 1691.
Vid löneregistreringen registreras skattefri kostnadsersättning för övriga utlägg
med belopp. Skattefria kostnadsersättningar utgör inte underlag för redovisning
av arbetsgivaravgifter och preliminärskatt.
Skattefria kostnadsersättningar är inte pensionsgrundande och inte sjukpenninggrundande.
Skattefria kostnadsersättningar är inte Fora-grundande, inte semesterlönegrundande
och inte heller arbetstidsförktningsgrundande.
En arbetsgivare som har betalat ut skattefri kostnadsersättning avseende gjorda
utlägg där originalkvitto har erhållits från den anställde behöver inte ta upp kostnadsersättningen
i arbetsgivardeklarationen för den anställde. En arbetsgivare som har betalat ut skattefri
kostnadsersättning avseende gjorda utlägg där originalkvitto inte har erhållits från
den anställde skall ta upp beloppet för kostnadsersättningen i ruta 020 som "Övriga kostnadsersättningar" i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Om kostnadsersättningen
är uppenbart högre än vad den anställde får dra av vid beskattningen skall den överskjutande delen
redovisas som lön i ruta 011. Den anställde måste själv, i sin inkomstdeklaration, göra avdrag
motsvarande den kostnadsersättning som redovisats i ruta 020.
Exempel: kostnadsersättning till tjänsteman avseende utlägg utan originalkvitto
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den
25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar
betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 har tjänstemannen enligt specifikation
ringt tjänstesamtal för 1 500 SEK inklusive moms från sin privata telefon.
Bruttolönen är 25 000, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med
5 988 SEK och en nettolön om 20 512 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.
Löneart |
Benämning |
Kvantitet |
Enhet |
À-pris |
Belopp |
Konto |
101 |
Månadslön tjm |
168 |
Tim |
|
25 000 |
7210 |
740 |
Kostnadsersättning |
|
|
|
1 500 |
7390 |
Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om
31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i
skatteavdrag enligt skattetabell.
Exempel: kostnadsersättning till tjänsteman avseende utlägg med orginalkvitto
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den
25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar
betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 har tjänstemannen köpt
kontorsmaterial för 1 500 SEK inklusive moms och lämnat orginalkvittot till arbetsgivaren.
Bruttolönen är 25 000, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med
5 988 SEK och en nettolön om 20 512 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.
Löneart |
Benämning |
Kvantitet |
Enhet |
À-pris |
Belopp |
Konto |
101 |
Månadslön tjm |
168 |
Tim |
|
25 000 |
7210 |
793 |
Utlägg |
|
|
|
1 500 |
1691 |
Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om
31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i
skatteavdrag enligt skattetabell.
Krea är specialiserad på företagslån och har Sveriges nöjdaste kunder inom förmedling av företagslån.
Fler än 7000 svenska företag har hittat rätt lån via Krea. Med störst nätverk av fler än 20 banker och långivare hittar du den bästa räntan och villkoren för ditt företagslån.
Klicka här och gör en ansökan redan idag.
Vill du sänka dina levnadsomkostnader? Hos Zmarta kan du spara pengar på privatlån, bilförsäkring,
hemförsäkring, elavtal, bolån och företagslån med mera.
Klicka här och bankpressa dina lån idag, du kanske även hittar något annat att spara pengar på.
Uppdaterad: 2018/12/11
Dela innehåll
Kontakta personalekonomi.se