Kostnadsersättning för övriga utlägg vid löneregistrering med exempel

Kostnadsersättningar för utlägg av en anställd som inte avser tjänsteresor är skattefria om utgifterna är skattemässigt avdragsgilla utgifter i tjänsten för arbetsgivaren och den anställde.

En anställd som privat betalar för utgifter i tjänsten kan erhålla skattefri kostnadsersättning från arbetsgivaren motsvarande de erlagda utgifterna inklusive moms. Utlägg för utgifter i tjänsten kan avse material, telefon, bredband och lokal. Om en anställd hyr ut ett rum i sin privatbostad till arbetsgivaren för marknadsmässig hyra i enlighet med ett hyresavtal så är hyresersättningen skattepliktig som inkomst av kapital för den anställde.

Kostnadsersättningar som inte avser skattemässigt avdragsgilla utgifter i tjänsten skall inte betalas ut som skattefria kostnadsersättningar utan som vanlig kontant bruttolön.

Om den anställde har haft utlägg för utgifter i tjänsten som är avdragsgilla för arbetsgivaren och överlämnar kvitton till arbetsgivaren så kan arbetsgivaren betala ut skattefri kostnadsersättning till den anställde utan att behöva redovisa kostnadsersättningen i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Om arbetsgivaren erhåller originalkvitton från den anställde så kan arbetsgivaren bokföra utgiften som en kostnad i bokföringen, det här kan exempelvis vara aktuellt när den anställde köpt kontorsmaterial till arbetsgivaren.

Om den anställde har haft utlägg för utgifter i tjänsten som är avdragsgilla för arbetsgivaren men inte överlämnar kvitton till arbetsgivaren utan annat underlag så måste arbetsgivaren om han betalar ut skattefri kostnadsersättning till den anställde uppge kostnadsersättningen i arbetsgivardeklarationen för den anställde. När kostnadsersättningen anges i den anställdes arbetsgivardeklaration så blir kostnadsersättningen skattepliktig för den anställde och den anställde måste då själv göra avdrag för utgifterna i sin privata deklaration. Det här kan exempelvis vara aktuellt när den anställde erhåller kostnadsersättning för tjänstesamtal från den privata telefonen.

Om arbetsgivaren får orginalkvitton från den anställde kan arbetsgivaren exempelvis bokföra den utbetalda kostnadsersättningen på konto 1691 "Ej kostnadsförda kostnadsers." i samband med löneutbetalningen och sedan fördela ut denna fordran genom att bokföra de separata kvittona mot konto 1691.

Vid löneregistreringen registreras skattefri kostnadsersättning för övriga utlägg med belopp. Skattefria kostnadsersättningar utgör inte underlag för redovisning av arbetsgivaravgifter och preliminärskatt.

Skattefria kostnadsersättningar är inte pensionsgrundande och inte sjukpenninggrundande. Skattefria kostnadsersättningar är inte Fora-grundande, inte semesterlönegrundande och inte heller arbetstidsförktningsgrundande.

En arbetsgivare som har betalat ut skattefri kostnadsersättning avseende gjorda utlägg där originalkvitto har erhållits från den anställde behöver inte ta upp kostnadsersättningen i arbetsgivardeklarationen för den anställde. En arbetsgivare som har betalat ut skattefri kostnadsersättning avseende gjorda utlägg där originalkvitto inte har erhållits från den anställde skall ta upp beloppet för kostnadsersättningen i ruta 020 som "Övriga kostnadsersättningar" i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Om kostnadsersättningen är uppenbart högre än vad den anställde får dra av vid beskattningen skall den överskjutande delen redovisas som lön i ruta 011. Den anställde måste själv, i sin inkomstdeklaration, göra avdrag motsvarande den kostnadsersättning som redovisats i ruta 020.

Exempel: kostnadsersättning till tjänsteman avseende utlägg utan originalkvitto
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 har tjänstemannen enligt specifikation ringt tjänstesamtal för 1 500 SEK inklusive moms från sin privata telefon. Bruttolönen är 25 000, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 5 988 SEK och en nettolön om 20 512 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
740	Kostnadsersättning				1 500	7390

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Exempel: kostnadsersättning till tjänsteman avseende utlägg med orginalkvitto
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 har tjänstemannen köpt kontorsmaterial för 1 500 SEK inklusive moms och lämnat orginalkvittot till arbetsgivaren. Bruttolönen är 25 000, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 5 988 SEK och en nettolön om 20 512 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
793	Utlägg				1 500	1691

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Uppdaterad: 2018/12/11

Kontakta personalekonomi.se