Kostnadsersättningar för boende, hotell och logi vid tjänsteresa

Kostnadsersättning för boende, hotell och logi vid en tjänsteresa som motsvarar gjorda utlägg av den anställde för logi är skattefri.

När en anställd är ute på tjänsteresa till ett resmål som ligger mer än 50 km från den anställdes arbetsplats och mer än 50 km från den anställdes bostad som kräver övernattning så får arbetsgivaren skattefritt ersätta den anställde för ökade levnadskostnader i samband med tjänsteresan.

En tjänsteresa är en resa i arbetet som en anställd gör med syftet att utföra arbete åt arbetsgivaren. En tjänsteresa som kräver övernattning på en ort som skiljer sig från den anställdes bostadsort innebär merkostnader för den anställde när det gäller boendet. Utgifterna för boende vid en tjänsteresa kan antingen ersättas direkt av arbetsgivaren eller genom att arbetsgivaren betalar ut kostnadsersättning till den anställde motsvarande de erlagda utgifterna för boendet.

Vid en tjänsteresa inom landet eller utomlands får arbetsgivaren skattefritt ersätta den anställde för de verkliga logikostnaderna om den anställde kan visa upp kvitto eller liknande verifikation. Om den anställde har haft utgifter för boende men inte kan visa upp kvitto på de verkliga utgifterna för logi så kan arbetsgivaren betala ut skattefritt nattraktamente om ett halvt normalbelopp per natt.

För att arbetsgivaren skall kunna betala ut skattefri kostnadsersättning avseende utgifter för boende och hotell måste den anställde lämna underlag till arbetsgivaren i form av en reseräkning och/eller kvitton. Underlagen måste sparas av arbetsgivaren i minst 7 år för att arbetsgivaren skall kunna verifiera att kostnadsersättningen var skattefri.

Om utgifterna avseende boende och hotell är att anse som företagets kostnader och den anställde överlämnar kvitton till arbetsgivaren så behöver inte den skattefria kostnadsersättningen avseende logi tas upp i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Om den anställde inte överlämnar originalkvitton avseende utgifterna för logi till arbetsgivaren så måste arbetsgivaren uppge kostnadsersättningen i arbetsgivardeklarationen för den anställde. När kostnadsersättningen anges i den anställdes arbetsgivardeklaration så blir kostnadsersättningen skattepliktig för den anställde och den anställde måste då själv göra avdrag för utgifterna i sin privata deklaration.

Om arbetsgivaren får originalkvitton från den anställde kan arbetsgivaren exempelvis bokföra den utbetalda kostnadsersättningen på konto 2822 "Reseräkningar" i samband med löneutbetalningen och sedan fördela ut denna fordran genom att bokföra de separata kvittona mot konto 2822.

Vid löneregistreringen registreras skattefri kostnadsersättning för logi med belopp. Skattefria kostnadsersättningar utgör inte underlag för redovisning av arbetsgivaravgifter och preliminärskatt.

Skattefria kostnadsersättningar är inte pensionsgrundande och inte heller sjukpenninggrundande. Skattefria kostnadsersättningar är inte Fora-grundande, inte semesterlönegrundande och inte heller arbetstidsförkortningsgrundande.

En arbetsgivare som har betalat ut skattefri kostnadsersättning avseende logi där originalkvitto har erhållits från den anställde behöver inte ta upp kostnadsersättningen i arbetsgivardeklarationen för den anställde. En arbetsgivare som har betalat ut skattefri kostnadsersättning avseende gjorda utlägg där originalkvitto inte har erhållits från den anställde skall ta upp beloppet för kostnadsersättningen i ruta 020 som "Övriga kostnadsersättningar" i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Om kostnadsersättningen är uppenbart högre än vad den anställde får dra av vid beskattningen skall den överskjutande delen redovisas som lön i ruta 011. Den anställde måste själv, i sin inkomstdeklaration, göra avdrag motsvarande den kostnadsersättning som redovisats i ruta 020.

Exempel: kostnadsersättning till tjänsteman avseende logi
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 har tjänstemannen enligt reseräkning varit på tjänsteresa i Sverige. Tjänstemannen har själv betalt för för hotell motsvarande 1 375 SEK inklusive moms, originalkvitton har inte lämnats till arbetsgivaren. Bruttolönen är 25 000, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 5 988 SEK och en nettolön om 20 387 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
752	Kostnadsersättning logi				1 375	7392

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Exempel: kostnadsersättning till tjänsteman avseende logi
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 har tjänstemannen enligt reseräkning varit på tjänsteresa i Sverige. Tjänstemannen har själv betalt för hotell motsvarande 1 375 SEK inklusive moms, orginalkvitton har lämnats till arbetsgivaren. Bruttolönen är 25 000, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 5 988 SEK och en nettolön om 20 387 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
793	Utlägg				1 375	1691

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Uppdaterad: 2018/12/11

Kontakta personalekonomi.se