Traktamente, utlandstraktamente och nattraktamente vid löneregistrering med exempel

Traktamente är en upp till vissa gränsvärden skattefri kostnadsersättning som kan betalas ut av en arbetsgivare för att kompensera en anställd för ökade levnadskostnader vid en tjänsteresa.

Traktamente och utlandstraktamente syftar till att kompensera den anställde för ökade privata levnadskostnader såsom ökade utgifter för måltider och andra småutgifter vid en tjänsteresa. Nattraktamente syftar till att kompensera den anställde för ökade privata boendekostnader under en tjänsteresa om inte de verkliga utgifterna för logi betalats eller ersätts av arbetsgivaren.

En förutsättning för att traktamente skall vara skattefritt är att tjänsteresan innebär minst en övernattning (kl. 00-06) och att den anställde reser till en plats som ligger mer än 50 kilometer från den vanliga arbetsplatsen och minst 50 kilometer från den anställdes bostad. För att nattraktamente skall kunna betalas ut skattefritt får inte arbetsgivaren betala för eller ersätta den anställde för de verkliga utgifterna för logi i samband med en tjänsteresa. Traktamente som inte är skattefritt eller traktamente som överstiger de skattemässiga gränsvärdena skall beskattas som vanlig kontant lön.

En arbetsgivare måste få underlag från den anställde i form av en reseräkning för att kunna betala ut skattefritt traktamente till den anställde. En reseräkning måste sparas av arbetsgivaren i minst 7 år för att arbetsgivaren skall kunna verifiera att kostnadsersättningarna var skattefria.

En anställd som har fått skattefritt traktamente från arbetsgivaren upp till de skattefria gränsvärdena får inte själv göra avdrag för traktamente i den privata deklarationen. En anställd som inte har erhållit skattefritt traktamente eller erhållit mindre traktamente än de skattefria gränsvärdena från arbetsgivaren får göra avdrag för traktamente upp till de skattefria gränsvärdena i den privata deklarationen (inkomstdeklaration 1) om han tar upp den skattefria kostnadsersättningen för traktamente från arbetsgivaren som skattepliktig kostnadsersättning (ruta 05) i deklarationen.

Traktamente, utlandstraktamente och nattraktamente är skattefritt upp till vissa av Skatteverket fastställda schablonvärden. Vid tjänsteresa utgörs det skattefria traktamentet av ett normalbelopp per hel dag, ett halvt normalbelopp per halv dag och ett halvt normalbelopp per natt om den anställde inte ersätts för de verkliga utgifterna avseende logi. En arbetsgivare kan skattefritt ersätta en anställd för de verkliga utgifterna avseende logi om den anställde kan lämna underlag som styrker de verkligt erlagda utgifterna. Det skattefria traktamentet sänks till 70 % av ett normalbelopp per hel dag när en tjänsteresa har varat i mer än tre månader.

Normalbeloppet för traktamente vid en tjänsteresa beror på resmålet för en tjänsteresa, information om aktuella normalbelopp för olika länder går att hitta på Skatteverkets hemsida. Vid tjänsteresa i Sverige år 2018 är normalbeloppet 230 SEK per hel dag, 115 SEK per halv dag, 115 SEK för nattraktamente, 161 SEK per hel dag efter tre månader och 115 SEK per hel dag efter 2 år.

Som heldag räknas en avresedag då resan påbörjades före klockan 12, en hemresedag då resan avslutades efter klockan 19 och mellanliggande dagar. En resdag som inte räknas som en hel dag är en halv dag. En resa med en övernattning kan innebära rätt till traktamente för två heldagar om resan påbörjas innan klockan 12 och avslutas efter klockan 19 påföljande dag.

Om arbetsgivaren har bekostat den anställdes måltidskostnader under en tjänsteresa skall det skattefria traktamentet reduceras. Det skattefria traktamentet behöver dock inte reduceras för kost som obligatoriskt ingår i priset för allmänna transportmedel men måste reduceras för kost som obligatoriskt ingår i priset för hotell. Det skattefria traktamentet skall reduceras för måltider vid extern och intern representation. Reduceringen av skattefritt traktamente vid tjänsteresa i Sverige (år 2018) skall göras med 207 SEK när den anställde fått helt fri kost (frukost, lunch, middag), med 161 SEK när den anställde fått lunch och middag, med 81 SEK när den anställde fått en fri lunch eller middag och med 46 SEK när den anställde fått fri frukost. Reduceringen av skattefritt traktamente vid tjänsteresa utomlands (år 2018) skall göras med 85 % när den anställde fått helt fri kost (frukost, lunch, middag), med 70 % när den anställde fått lunch och middag, med 35 % när den anställde fått en fri lunch eller middag och med 15 % när den anställde fått fri frukost.

Om en arbetsgivare har bekostat den anställdes måltidskostnader då det inte handlar om måltidskostnader vid representation eller kost som obligatoriskt ingår i priset för allmänna transportmedel eller hotell skall den anställde beskattas för kostförmån. Förmånsbeskattning för kostförmån skall ske trots att det skattefria traktamentet har reducerats för måltidskostnader som bekostats av arbetsgivaren. Förmånsvärdet för en skattepliktig kostförmån bestäms av schabloner som har fastställts av Skatteverket.

Vid löneregistreringen registreras skattefritt traktamente och skattepliktigt traktamente med kvantitet och belopp. Skattefritt traktamente utgör inte underlag för redovisning av arbetsgivaravgifter och preliminärskatt medan skattepliktigt traktamente utgör underlag för redovisning av arbetsgivaravgifter och preliminärskatt. Arbetsgivaravgiften och den avdragna preliminärskatten för skattepliktigt traktamente skall redovisas i arbetsgivardeklaration och betalas till Skatteverket. Avdraget för preliminärskatt på skattepliktigt traktamente skall normalt göras enligt skattetabell och preliminärskatten skall dras av från den kontanta bruttolönen. Den kontanta bruttolönen minus avdraget för preliminärskatt utgör den anställdes nettolön som skall betalas ut till den anställde.

Avdrag för preliminärskatt avseende en skattepliktig förmån skall inte medföra att den anställde får en negativ nettolön under månaden, om den anställde inte har någon bruttolön under en månad så skall inte heller något avdrag för preliminärskatt avseende en förmån göras.

Skattepliktigt traktamente utgör en del av den pensionsgrundande inkomsten (PGI) och den sjukpenninggrundande inkomsten (SGI) medan skattefritt traktamente inte är pensionsgrundande och inte heller sjukpenninggrundande. Skattepliktigt och skattefritt traktamente är inte Fora-grundande, inte semesterlönegrundande och inte heller arbetstidsförkortningsgrundande.

Den skattefria och den skattepliktiga ersättningen för traktamente bokförs som en kostnad i samband med att löneutbetalningen bokförs då lönearterna för traktamente har kostnadskonton kopplade till sig. Underlaget i form av en reseräkning skall inte bokföras särskilt utan traktamente bokförs i löneregistreringen.

En arbetsgivare som har betalat ut skattefritt traktamente till en anställd skall markera ett kryss i ruta 051 vid "Traktamente" i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Beloppet för skattepliktigt traktamente skall redovisas vid ruta 011 som "Kontant ersättning" och den avdragna preliminärskatten skall redovisas i ruta 001 som "Avdragen preliminär skatt" i arbetsgivardeklarationen avseende den anställde.

Exempel: traktamente till tjänsteman vid tjänsteresa i Sverige
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 har tjänstemannen enligt reseräkning varit på tjänsteresa i Sverige i 5 hela dagar, han får ett traktamente om 300 SEK per hel dag och arbetsgivaren har dessutom bekostat alla måltider under en dag. Bruttolönen är 25 450, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 6 237 SEK och en nettolön om 20 074 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart Benämning Kvantitet Enhet À-pris Belopp Konto
101 Månadslön tjm 168 Tim 25 000 7210
771 Traktamente helt 5 St 210 1 050 7321
775 Traktamente skattepliktigt 5 St 90 450 7322
779 Kostavdrag helt fri kost 1 St -189 -189 7321
716 Helt fri kost (3 måltider) 1 St 185 (185) 7382

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Exempel: utlandstraktamente till tjänsteman vid tjänsteresa i Spanien
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 har tjänstemannen enligt reseräkning varit på tjänsteresa i Spanien i 5 hela dagar, han får ett traktamente om 700 SEK (649 är skattefritt) per hel dag och arbetsgivaren har dessutom bekostat alla måltider under en dag. Bruttolönen är 25 255, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 6 175 SEK och en nettolön om 21 773 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart Benämning Kvantitet Enhet À-pris Belopp Konto
101 Månadslön tjm 168 Tim 25 000 7210
780 Utlandstraktamente ej skattepl. 5 St 649 3 245 7323
781 Utlandstraktamente skattepliktigt 5 St 51 255 7324
784 Kostavdrag 85 % 1 St -552 -552 7323
716 Helt fri kost (3 måltider) 1 St 185 (185) 7382

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Uppdaterad: 2018-12-11


Dela innehåll


Kontakta personalekonomi.se