Kostnadsersättningar för representation

Kostnadsersättning till en anställd som motsvarar utgifter för representation som den anställde har haft i tjänsten är skattefri under förutsättning att den anställde kan verfiera gjorda utlägg.

Representation kan vara extern när den riktar sig till personer utanför företaget såsom kunder och leverantörer eller intern när den riktar sig till personalen i företaget. Extern representation utgörs av aktiviteter som syftar till att bibehålla eller förbättra affärsrelationer.

För att en arbetsgivare eller en privatperson skall få skattemässigt avdrag för utgifter avseende extern representation krävs ett omedelbart samband mellan representationen och den verksamhet som bedrivs i företaget. På den verifikation som utgör underlag för utgifterna avseende representation skall syftet med representationen samt de personer som har deltagit i representationen anges.

Under år 2012 medgavs skattemässigt avdrag med 90 SEK exklusive moms per person för lunch, middag och supé. För enklare förtäring såsom frukost medgavs avdrag med 60 SEK exklusive moms per person och för biljetter till evenemang medgavs avdrag med 180 SEK exklusive moms per person under år 2012. Momsen på avdragsgillt belopp är avdragsgillt som ingående moms för den som är momsregistrerad och avdragsgill som kostnad för den som inte är momsregistrerad.

För att arbetsgivaren skall kunna betala ut skattefri kostnadsersättning avseende utgifter för representation måste den anställde lämna underlag till arbetsgivaren i form av en reseräkning och kvitton. Underlagen måste sparas av arbetsgivaren i minst 10 år för att arbetsgivaren skall kunna verifiera att kostnadsersättningen var skattefri.

Om utgifterna avseende representation är att anse som företagets kostnader och den anställde överlämnar kvitton till arbetsgivaren så behöver inte den skattefria kostnadsersättningen avseende representation tas upp på kontrolluppgiften för den anställde.

Om den anställde inte överlämnar orginalkvitton till arbetsgivaren men ändå kan visa att utgifterna för representation är att anse som företagets kostnader så kan arbetsgivaren inte bokföra utgiften som en kostnad i bokföringen och måste ta upp kostnadsersättningen på kontrolluppgiften för den anställde. Kostnadsersättningen blir då skattepliktig för den anställde och den anställde måste själv göra avdrag för utgifterna avseende representation i sin privata inkomstdeklaration (INK1).

Om arbetsgivaren får orginalkvitton från den anställde kan arbetsgivaren exempelvis bokföra den utbetalda kostnadsersättningen på konto 2822 "Reseräkningar" i samband med löneutbetalningen och sedan fördela ut denna fordran genom att bokföra de separata kvittona mot konto 2822.

Vid löneregistreringen registreras skattefri kostnadsersättning för representation med belopp. Skattefria kostnadsersättningar utgör inte underlag för redovisning av arbetsgivaravgifter och preliminärskatt.

Skattefria kostnadsersättningar är inte pensionsgrundande och inte heller sjukpenninggrundande. Skattefria kostnadsersättningar är inte Fora-grundande, inte semesterlönegrundande och inte heller arbetstidsförkortningsgrundande.

En arbetsgivare som har betalat ut kostnadsersättning avseende gjorda utlägg för representation utan att erhålla orginalkvitto från den anställde ta upp beloppet som "Kostnadsersättningar som inte kryssats i ruta 50 - 56" och ange en beskrivande text vid "Specifikation av belopp i ruta 20" på kontrolluppgiften för den anställde.

Exempel: kostnadsersättning till tjänsteman avseende representation
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 har tjänstemannen enligt reseräkning varit på tjänsteresa i Sverige. Tjänstemannen har själv betalt för representation motsvarande 1 375 SEK inklusive moms, orginalkvitton har inte lämnats till arbetsgivaren. Bruttolönen är 25 000, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 5 988 SEK och en nettolön om 20 387 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
740	Kostnadsersättning				1 375	7390

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Exempel: kostnadsersättning till tjänsteman avseende representation
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 har tjänstemannen enligt reseräkning varit på tjänsteresa i Sverige. Tjänstemannen har själv betalt för representation motsvarande 1 375 SEK inklusive moms, orginalkvitton har lämnats till arbetsgivaren. Bruttolönen är 25 000, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 5 988 SEK och en nettolön om 20 387 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
793	Utlägg				1 375	1691