Milersättning och bilersättning vid löneregistrering med exempel

Milersättning eller bilersättning är en upp till vissa gränsvärden skattefri kostnadsersättning som en arbetsgivare kan betala ut till en anställd som använder egen bil eller själv betalar drivmedlet för förmånsbil vid tjänstekörning.

Milersättningen är skattefri upp till vissa av Skatteverket fastställda gränsvärden och utbetald bilersättning som överstiger de skattefria gränsvärdena skall behandlas som vanlig kontant bruttolön.

En arbetsgivare måste få underlag från den anställde i form av en körjournal eller en reseräkning för att kunna betala ut skattefri milersättning till den anställde. Underlagen måste sparas av arbetsgivaren i minst 10 år för att arbetsgivaren skall kunna verifiera att kostnadsersättningarna var skattefria.

Milersättning är skattefri endast om den avser körning i tjänsten när den anställde har haft egen bil eller förmånsbil och betalat drivmedlet själv. Den skattefria milersättningen omfattar inte utgifter för parkering, vägavgifter, broavgifter, färjeavgifter och trängselskatt så dessa utgifter får ersättas separat av arbetsgivaren.

En anställd som har fått skattefri milersättning från arbetsgivaren upp till de skattefria gränsvärdena får inte själv göra avdrag för milersättning i den privata deklarationen. En anställd som inte har erhållit skattefri milersättning eller erhållit mindre milersättning än de skattefria gränsvärdena från arbetsgivaren får göra avdrag för milersättning upp till de skattefria gränsvärdena i den privata deklarationen (inkomstdeklaration 1) om han tar upp den skattefria milersättningen från arbetsgivaren som skattepliktig kostnadsersättning (ruta 05) i deklarationen.

För år 2012 gäller följande schablonvärden för skattefri milersättning vid tjänstekörning enligt Skatteverket.

Egen bil: 18,50 SEK/mil
Dieseldriven förmånsbil: 6,50 SEK/mil
Förmånsbil med annat drivmedel än diesel: 9,50 SEK/mil

Vid löneregistreringen registreras skattefri milersättning och skattepliktig milersättning med kvantitet och belopp. Skattefri milersättning utgör inte underlag för redovisning av arbetsgivaravgifter och preliminärskatt medan den skattepliktiga milersättningen utgör underlag för redovisning av arbetsgivaravgifter och preliminärskatt. Arbetsgivaravgiften och den avdragna preliminärskatten för skattepliktig milersättning skall redovisas i skattedeklaration och betalas till Skatteverket. Avdraget för preliminärskatt på skattepliktig milersättning skall normalt göras enligt skattetabell och preliminärskatten skall dras av från den kontanta bruttolönen. Den kontanta bruttolönen minus avdraget för preliminärskatt utgör den anställdes nettolön som skall betalas ut till den anställde.

Skattepliktig milersättning utgör en del av den pensionsgrundande inkomsten (PGI) och men inte den sjukpenninggrundande inkomsten (SGI) medan skattefri milersättning inte är pensionsgrundande och inte heller sjukpenninggrundande. Skattepliktig och skattefri milersättning är inte Fora-grundande, inte semesterlönegrundande och inte heller arbetstidsförktningsgrundande.

Den skattefria och den skattepliktiga milersättningen bokförs som en kostnad i samband med att löneutbetalningen bokförs då lönearterna för milersättning har kostnadskonton kopplade till sig. Underlagen i form av körjournal eller reseräkning skall inte bokföras särskilt utan milersättningarna bokförs i löneregisteringen.

En arbetsgivare som har betalat ut skattefri milersättning till en anställd skall markera ett kryss vid "Bilersättning" i ruta 50 på kontrolluppgiften för den anställde. Beloppet för skattepliktig milersättning skall redovisas som "Kontant bruttolön m.m." och den avdragna preliminärskatten skall redovisas som "Avdragen skatt" på kontrolluppgiften avseende den anställde. För en anställd med bilförmån som har fått milersättning skall arbetsgivaren även ange antalet körda kilometer med bilersättning vid "Antal km med bilersättning vid bilförmån" på kontrolluppgiften för den anställde.

Exempel: milersättning till tjänsteman med egen bil
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 har tjänstemannen enligt körjournal kört 100 mil i tjänsten med egen bil och han skall erhålla 30 SEK per mil. Bruttolönen är 26 150, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 6 361 SEK och en nettolön om 21 639 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
730	Milersättning enl schablon	100	Mil	18,50	1 850	7331
731	Milersättning skattepliktig	100	Mil	11,50	1 150	7332

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Exempel: milersättning till tjänsteman med förmånsbil
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Under oktober år 2009 har tjänstemannen enligt körjournal kört 100 mil i tjänsten med etanoldriven förmånsbil och han skall erhålla 15 SEK per mil. Bruttolönen är 25 550, avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 6 175 SEK och en nettolön om 20 325 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
735	Milersättning tjänstekörning	100	Mil	9,50	950	7331
731	Milersättning skattepliktig	100	Mil	5,50	550	7332