Vad är ett löneprogram?

Ett löneprogram används för att registrera löneutbetalningar till anställda, beräkna semesterlön/semesterdagar, skapa underlag för redovisning av personalskatter, skapa övertidsjournal och skapa arbetsgivardeklaration med mera.

En löneprogram består i grunden av ett anställningsregister, ett löneartsregister och ett transaktionsregister för löneregistreringar med enskilda lönebesked för varje anställd. Utifrån löneregistreringarna, de enskilda lönebeskeden som finns i dessa löneregistreringar, anställningsregistret och löneartsregistret kan en mängd rapporter skapas i ett löneprogram.

En anställningsregister innehåller personuppgifter och kontaktuppgifter för de anställda, skattesatsen för A-skatt, arbetsgivaravgiften för den anställde och valt semesteravtal med mera. Ett löneartsregister innehåller olika lönearter för lönetyper och frånvarotyper vilka kan vara kopplade till varandra.

När en person blir anställd så registreras den här personen i anställningsregistret med eget anställningsnummer och med angivande av anställningsdatum. När en anställd slutar så skall datumet för anställningens avslutande anges för den anställde i anställningsregistret.

I ett löneprogram finns det redan från början ett stort antal lönearter registrerade i löneartsregistret, om det saknas en löneart så kan en ny löneart skapas i löneartsregistret. En löneart används vid löneregistreringen och kan användas för att registrera belopp och/eller kvantitet för lön, förmåner, kostnadsersättningar och frånvaro. En löneart har ett eget unikt löneartsnummer och är kopplad till bokföringskonton både när det gäller kollektivanställda och tjänstemän. För varje löneart görs inställningar gällande hur beskattning skall ske, huruvida lönearten är semestergrundande, vilken typ av arbetstid som avses och hur redovisning skall ske på arbetsgivardeklarationen med mera.

I ett löneprogram registreras löpande löneutbetalningar för anställda, ett standardlönebesked kan läggas upp för varje anställd för att underlätta administrationen av lönekörningarna. När en löneutbetalning har registrerats med lönebesked för varje anställd så kan kontrollista, lönebesked, banklista, bokföringsunderlag och underlag för arbetsgivardeklaration skrivas ut.

I ett löneprogram finns det ackumulatorer som utifrån varje löneregistrering och dess kopplade lönearter summerar värden för varje anställd. Ackumulatorerna används för att snabbt och smidigt ta fram information om bruttolön, avdragen skatt och semesterskuld med mera.

Med hjälp av ett löneprogram går det att göra semesterårsavslut och automatiskt beräkna intjänade semesterdagar och semesterdaglön. Ett löneprogram kan underlätta rapporteringen av årslöner till Fora och statistikuppgifter till SCB respektive Svenskt Näringsliv.

Uppdaterad: 2018/12/11

Kontakta personalekonomi.se